Chromebooks op de werkplek: hoe een non-profit Chrome OS gebruikt om dingen voor elkaar te krijgen

Inhoudsopgave:

De basis
Tijdelijke oplossingen
Chromebooks voor iedereen
Chromebooks

Ondanks zijn eerste indruk is Chrome OS geweldig op de werkplek. Elk type bedrijf heeft toegang nodig tot e-mail, interne sites voor bedrijfsaankondigingen, kalenders en andere basistools. Windows heeft het bedrijfslandschap het langst gedomineerd, maar Chromebooks dagen dit steeds meer uit.

Tijdens de weekdagen werk ik voor een non-profit gericht op mentale en gedragsgezondheid. We hebben kantoren in een paar provincies in centraal Indiana, dus we moeten onmiddellijk kunnen communiceren om voor onze patiënten te zorgen. Hoewel sommige personeelsleden Windows-laptops en -desktops gebruiken, gebruikt 80% van onze medewerkers Chromebooks of Chromeboxes en maken we allemaal verbinding met de zakelijke services van Google. Bepaalde oplossingen zijn nodig om al onze tools beschikbaar te maken op Chrome, zoals ik het zal hebben, maar het meeste werkt gewoon ….

Laten we onderzoeken.

De basis

Google-services maken samenwerking moeiteloos en intuïtief.

Wanneer onze werknemers zich aanmelden bij hun computer of de Chrome-browser aan het begin van de dag openen, hebben we drie tabbladen voor hen open: Gmail, Google Agenda en ons bedrijfsintranet. Sommige professionele gebruikers gebruiken misschien liever een speciale e-mailtoepassing, maar de meeste mensen hebben gewoon toegang tot hun e-mail vanaf een website. De meeste van onze nieuwe medewerkers vertellen ons dat ze een persoonlijk Google-account hebben, dus we hoeven niet veel te trainen om ze op de hoogte te houden van het gebruik van Gmail, Agenda en andere tools.

Alle documenten die binnen het bedrijf blijven, worden verwerkt in Google Documenten en onze spreadsheets en presentaties worden gedaan in Google Spreadsheets en Presentaties. Omdat alles wat we doen automatisch wordt opgeslagen in Google Drive, gaat er geen werk verloren. Wanneer we onze oriëntatieklassen volgen, tonen we de samenwerkingsfuncties in Google Documenten; het is ongelooflijk om te zien hoe iedereen in hetzelfde document typt en alles "klikt" in hun hoofd.

Hetzelfde geldt voor andere services zoals Hangouts. Google verdient de slechte reputatie die het de afgelopen jaren heeft opgebouwd met al zijn verschillende en tegengestelde berichtentoepassingen, maar zakelijke gebruikers hebben daar geen last van.

Hangouts is voor ons zeer solide geweest en het kan rechtstreeks worden geïntegreerd met Google Agenda. Wanneer iemand een nieuwe vergadering maakt, krijgt deze automatisch een Hangouts Meet-link voor videoconferenties. Ze hoeven geen aparte pagina te bezoeken of een bepaald vakje aan te vinken, omdat het gewoon automatisch gebeurt.

Over Hangouts Meet gesproken, die tool is het coolste deel van mijn werk. We hebben een paar Chromebooks die zijn ingesteld om alleen meet.google.com te laden. Voor het instellen hiervan was geen andere versie van het besturingssysteem of een afzonderlijke licentie vereist: elke keer dat we een van deze Hangouts Meet Chromebooks of Chromeboxes moeten instellen, voeren we het serienummer gewoon in een lijst in de beheerconsole van Google in. Start het apparaat opnieuw op, en dat is alles.

Deze Chromebooks hebben onze skins de afgelopen maanden vaak opgeslagen. Er zijn enkele dagen waarop een arts op één locatie een lichte patiëntenbelasting heeft en er zijn een groot aantal patiënten op andere locaties. De arts start de Hangouts Meet-sessie, het receptiepersoneel op de andere locatie maakt verbinding met hen met een vergadercode, waarna de patiënt zelf een kamer binnengaat en tijdens de videoconferentie met de arts praat.

Chromebooks hebben onze peuken vaker opgeslagen dan we kunnen tellen.

De patiënt kan geen andere websites laden en als de Chromebox opnieuw opstart of de sessie eindigt, gaat deze automatisch terug naar het startscherm van Hangouts Meet. Het is cool en is snel een essentieel onderdeel geworden van hoe we patiënten behandelen.

Op al onze Chrome-apparaten wordt de nieuwste versie van Chrome OS uitgevoerd met alle juiste beveiligingspatches.

Onze conferentiezalen worden ook allemaal op Hangouts gebruikt. Elke Chromebook of Chromebox kan worden gekoppeld aan een agenda in een vergaderruimte en elke gebruiker in die vergaderingen kan inhoud delen met de andere deelnemers door Google Cast te gebruiken. Deze machines hebben geen oude versie van ingebedde Windows of Linux; ze gebruiken dezelfde versie van Chrome OS als onze andere apparaten. Ze worden elke zes weken automatisch bijgewerkt en als er iets kapot gaat, kunnen ze in minder dan 20 minuten worden vervangen.

Het gebruik van Chrome-apparaten heeft ook tal van voordelen voor onze IT-winkel. Chromebooks en Chromeboxes zijn veel sneller in te stellen en te configureren dan Windows-computers. Er was een dag dat ik 50 Chromeboxes had geconfigureerd en bijgewerkt, terwijl ik meestal drie of vier Windows-laptops in dezelfde hoeveelheid tijd kan gebruiken. Chrome-apparaten worden kant-en-klaar versleuteld, en hoewel hardwarefouten nog steeds een ding zijn, kan bijna elk softwareprobleem worden opgelost door het apparaat in de fabriek opnieuw in te stellen of te herstellen.

Tijdelijke oplossingen

Er zijn echter enkele tools die we gebruiken die niet webgebaseerd zijn. In dit geval kunnen programma's zoals Parallels Remote Access, Citrix en VMWare worden gebruikt om deze applicaties te hosten, te implementeren en te beheren.

We moeten ook documenten kunnen delen met externe bedrijven, die meestal Microsoft Office gebruiken. De tools van Google zijn goed in het converteren van en naar de formaten van Microsoft, maar ze zijn niet waterdicht. Dit betekent dat we ook een handvol werknemers hebben die Microsoft Office gebruiken - op afstand toegankelijk via Parallels of geïnstalleerd op hun Windows-pc's. Sommige van onze medewerkers gebruiken Windows-laptops omdat Chromebooks vaak niet betrouwbaar via USB naar een printer kunnen afdrukken. Ons marketingteam heeft Photoshop en After Effects nodig, en hoewel Adobe is begonnen deze beschikbaar te maken voor Chrome-apparaten via de Google Play Store, zijn ze nog geen vervanging voor hun desktop-equivalenten.

Apps zoals Photoshop, After Effects en andere pro-tools hebben nog steeds geen vergelijkbare ervaringen met Chrome OS.

Deze use cases zijn ons laaghangende fruit en de meeste werknemers zijn perfect productief op een Chrome-apparaat. De meeste van onze werknemers geven zelfs de voorkeur aan Chrome OS boven Windows, omdat het moeilijker is om te verknoeien en gemakkelijker te navigeren is. Dit maakt me nog gelukkiger omdat Chromebooks veiliger en gemakkelijker voor ons zijn om bij te houden. Mijn belangrijkste lopende project is om mensen te vinden die Windows-laptops gebruiken die niet zoveel energie nodig hebben, hen een Chromebook aanbieden en zien hoe ze het doen. Iedereen met wie ik dat heb gedaan, is ontzettend blij geweest, wat me blij maakt en de productiviteit verhoogt om de hierboven genoemde redenen.

Microsoft neemt Office mee naar dezelfde cloud-gebaseerde wereld waarin de tools van Google zich bevinden.

We gebruiken Chrome- en Google-services, maar Microsoft gaat in dezelfde richting met Office 365. Telkens wanneer ik een echt programma op iemands laptop moet installeren en licentiëren, voelt het zo … archaïsch. De gebruiker een website kunnen laten bezoeken en zijn wachtwoord invoeren is zoveel gemakkelijker, zowel voor mij als beheerder als voor hen als gebruiker. We zijn op weg om 100% cloudgebaseerd te zijn en we gebruiken Chrome OS om daar te komen.

Heeft u een Chromebook in een zakelijke omgeving gebruikt? Laat het ons hieronder weten!