Het verschil tussen archiveren en verwijderen in Gmail

Weet wat je moet doen met alles wat je in Gmail ontvangt

Voor de meeste mensen is Gmail een van de belangrijkste tools in hun dagelijks leven. Het probleem is dat de meeste zoveel e-mails ontvangen dat het moeilijk is om je inbox georganiseerd te houden en niet vol met willekeurige, onnodige e-mails. Gmail biedt gebruikers meerdere manieren om hun e-mails te ordenen en in verschillende mappen, tabbladen en tags te sorteren, maar in een tijd waarin Google's zoekopdracht miljoenen woorden per seconde kan scannen, waarom is het dan nodig om zoveel moeite te doen om uw Gmail georganiseerd te houden? Gelukkig heeft Gmail een archiveringsprogramma dat je helpt de interface op te schonen zonder dat je meerdere dagen hoeft te besteden om elke e-mail in een afzonderlijke map te plaatsen.

Wat is archiveren?

Door een e-mail in Gmail te archiveren, neemt u deze op en plaatst u deze in een map waar deze blijft bestaan ​​maar niet langer uw inbox rommelig maakt. Het beste deel hiervan is dat het in de toekomst nog steeds toegankelijk zal zijn indien nodig. Gmail voert deze taak fantastisch uit, omdat gebruikers hiermee hun e-mails snel en gemakkelijk kunnen archiveren.

Wat is verwijderen?

Wanneer u besluit een e-mail te verwijderen, wordt deze naar een prullenbak verzonden. Deze map fungeert als een back-up, alleen als u niet van een e-mail wilde ontdoen. Sommige mensen gebruiken de prullenbak ook als een stortplaats voor e-mails die ze niet belangrijk genoeg vinden om in hun inbox te hebben. Het probleem hiermee is dat Gmail automatisch e-mail die na 30 dagen in de prullenbak is geplaatst, verwijdert. Dus hoewel het gebruiken van de map Prullenbak als hulpmiddel om je inbox op te ruimen misschien een goed idee lijkt, weet je gewoon dat je waarschijnlijk een e-mail verliest die je in de toekomst misschien nodig hebt.

Waarom zou u uw e-mails archiveren?

Stel dat u een gesprek met iemand voert en informatie zoals een adres of telefoonnummer wordt uitgewisseld. Op dat moment kun je alles opschrijven of opslaan, zodat je besluit het gesprek te verwijderen, omdat je geen zin hebt om het langer in je inbox te laten staan.

Stel je nu eens een bepaalde tijd voor waarin je nooit op dat gesprek had moeten terugkijken of informatie uit die e-mails kon ophalen, maar om een ​​of andere reden nu. Als u de e-mailthread hebt verwijderd, kunt u niet terugkijken en gemakkelijk vinden wat u zoekt. Als u een e-mail archiveert, hoeft u deze niet langer in uw inbox te zien, maar kunt u er ook gerust op zijn dat u, indien nodig, snel kunt zoeken.

Bovendien bevinden al uw gearchiveerde e-mails zich in de map "Alle berichten" in de navigatielade. E-mails worden niet geordend na archivering, maar als u snel toegang nodig hebt tot een recent gearchiveerde e-mail, staat deze bovenaan de lijst.

Een e-mail archiveren in Gmail op Android

Er zijn drie snelle en eenvoudige manieren om uw e-mails te archiveren. Twee van deze methoden zijn voor het archiveren van individuele e-mails en de derde is een manier om meerdere e-mails te selecteren en ze te archiveren voor later gebruik.

De snelste, gemakkelijkste en meest ongevalsgevoelige manier om een ​​e-mail te archiveren is door deze weg te vegen terwijl u naar de lijstweergave van al uw e-mails in uw inbox kijkt. Aangezien de meeste Android-gebruikers gewend zijn toegang te krijgen tot de navigatielade door vanaf de linkerrand van het scherm te vegen, is het gemakkelijk om per ongeluk e-mails te verzenden om te worden gearchiveerd. Gelukkig kun je met Gmail direct na het wegvegen van een e-mail je actie ongedaan maken door op een knop Ongedaan maken te drukken die na het archiveren enkele ogenblikken verschijnt.

In de instellingen van Gmail kun je deze functie snel uitschakelen als je het veel per ongeluk doet of gewoon geen behoefte hebt aan de functie. Om dit te doen, opent u de navigatielade, scrolt u naar beneden naar waar instellingen zich bevinden, voert u algemene instellingen in en geeft de optie tweede van boven aan u de keuze om "naar archief vegen" in of uit te schakelen.

De tweede manier om een ​​e-mail te archiveren is door een afzonderlijke berichtenthread te bekijken. Nadat u de inhoud van een e-mail hebt gelezen, wordt u begroet met verschillende opties op de taakbalk. Een van de meerdere pictogrammen die op je wachten, is een die een vak lijkt te zijn met een naar beneden wijzende pijl. Dit is de archiefknop. Als u dit selecteert terwijl u de e-mail bekijkt, wordt u teruggestuurd naar uw inbox en verschijnt een status onderaan in uw scherm gedurende enkele seconden om aan te geven dat de e-mail is gearchiveerd. Als u niet van plan was een e-mail te archiveren, is er weer een knop Ongedaan maken die u kunt selecteren om uw e-mail terug te brengen naar de oorspronkelijke locatie.

Ten slotte, als je door je inbox gaat en besluit dat het tijd is om het echt op te ruimen, maakt de laatste methode dit snel en gemakkelijk om te doen. Terwijl u naar uw inbox in de lijstweergave kijkt, kunt u op de afbeelding van de afzender klikken (normaal gesproken een gekleurd vak met de eerste letter van de naam van de afzender erin) of lang op een e-mail drukken om deze te selecteren.

Ga door met het selecteren van meer e-mails en zodra alles wat u wilt archiveren is geselecteerd, klikt u op hetzelfde vakpictogram met de naar beneden gerichte pijl die op de taakbalk staat. Net als de laatste methode, direct na het archiveren van e-mails, verschijnt een status onderaan het scherm om u te informeren dat u meerdere e-mails archiveert en geeft u de optie om uw actie ongedaan te maken.

Als je je ooit zorgen maakt dat je per ongeluk e-mails kunt archiveren of verwijderen via een van de bovenstaande methoden, kun je met Gmail een functie inschakelen die een extra stap toevoegt aan het archiveren of verwijderen van e-mails. Deze autorisatie voegt een pop-upvenster toe dat verschijnt wanneer u probeert een e-mail te verwijderen of te archiveren waarin om een ​​bevestiging wordt gevraagd dat u de door u gekozen actie daadwerkelijk wilt voltooien.

Om dit in te schakelen, opent u de navigatielade, scrolt u naar beneden naar instellingen, selecteert u algemene instellingen en onderaan het menu zijn er twee selectievakjes om bevestiging in te schakelen voordat u verwijdert en archiveert.

Met deze nieuwe kennis over archiveren en verwijderen, wordt je Gmail-inbox opgeruimd en efficiënter uitgevoerd, terwijl je nooit de informatie kwijtraakt die je op een dag misschien nodig hebt.